「なぜあの人はあんなに仕事が早いのだろう…」
そんな風に感じたことはありませんか？
仕事の効率化は、ただ作業を早く終わらせるだけではなく、高いパフォーマンスを生み出すための必要不可欠な要素です。
今回は、仕事が多忙で効率を上げたいと思っているビジネスパーソンに向けて実践しやすい仕事効率化のアイデアと、使ってみると便利なツールを紹介します。
最後まで読めば、仕事の効率を大幅に改善し、成果を上げながらも余裕のある毎日を手に入れるヒントが見つかります。
ぜひご覧ください。
仕事の効率が良いとは？
仕事の効率が良いとは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、より合理的に仕事に取り組むことを指します。
これにより、時間の節約や生産性の向上、残業が減ることによるワークライフバランスの改善が期待できます。
より良い成果を出すために、仕事の効率化の改善を図っていきましょう。
仕事の効率が良い人に共通する特徴3つ
仕事を効率的にこなす人には共通する特徴があります。
- 特徴①メールの返信が早い
- 特徴②仕事の優先順位がはっきりしている
- 特徴③不明点をそのままにしない
上記を知ることで、仕事の効率への理解が深まり「仕事が早くできる人」に一歩近づけるでしょう。１つずつ解説します。
特徴①メールの返信が早い
効率的に仕事をこなす人の特徴の一つに挙げられるのは、メール対応の早さです。
多くの人は重要度の低いメールを後回しにしがちですが、これは業務効率の低下につながる可能性があります。
すぐに返信しなければ、未返信のメールが溜まり「後で返信しなければ」といったストレスを抱えながら働かなければなりません。
スムーズなメール対応をすることで、業務の進行が円滑になります。さらにスピーディーな対応は、顧客との信頼関係を強くするので組織全体の効率向上にも寄与します。
優れたビジネスパーソンは、重要度にかかわらずメールを早く返信することを心がけているのです。
特徴②仕事の優先順位がはっきりしている
高いパフォーマンスを発揮している人に共通しているのは、タスクの重要度を適切に見極め、優先順位をつけて取り組んでいることです。
すべての業務を同時に進めるのは難しいでしょう。
そのため、タスクの優先順位付けは、業務の重要度の高い仕事をはっきりさせ、業務をスムーズにするためには欠かせない要素です。
たとえば、締め切り直前のタスクや、顧客へのクレーム対応、会社への書類申請など、それぞれに優先順位をつけることで、緊急性や重要性の高さが把握できます。
これにより、何から手をつけていいのか分からないと迷う時間を省き、より生産性の高い仕事ができるのです。
特徴③不明点をそのままにしない
疑問を放置しないのも効率的に仕事をこなす人の特徴です。
業務の手順や内容に疑問が生じた時点できちんと確認することで、後になって大きな手戻りや修正が必要になるリスクを防げます。
仮に、見積書を保管しておくべき場所が分からなかった場合、適当な場所に置いてしまうことがあるかもしれません。
しかし、後になって誰かがその見積書を確認しようとした際に、指定された保管場所に見つからなければ、探す手間が発生し、余計な時間と労力が必要になります。
効率的な人は、流れがスムーズになるように、その場で適切に質問や確認をする習慣をつけています。結果として大きな効率化につながるでしょう。
今日からできる！仕事効率化改善が手軽に実践できるアイデア5選
仕事の効率が良い人の特徴がわかったところで、実際にどのように効率化を改善できるかをみていきましょう。
- 方法①机の上を何もない状態にする
- 方法②ToDoリストを作成し優先順位をつける
- 方法③不要な業務を見直す
- 方法④テンプレート化する
- 方法⑤仕事が早い人のマネをする
これらの方法を組み合わせることで、より効率的で生産性の高い業務の改善ができます。
すぐに実践できる5つの方法をご紹介するので、ぜひチェックしてください。
方法①机の上を何もない状態にする
机の上の不要な書類や物は引き出しに収納し、必要最低限の文具だけにしましょう。
整理された環境は、ストレスを軽減し、集中力の向上につながります。
今まで30分でかかっていた業務が半分の15分で終わらせることも十分可能です。
このように、ほんの少し作業環境を改善するだけで、集中力が長時間持続しやすくなり、さらに書類の紛失などのミスも防げます。
方法②ToDoリストを作成し優先順位をつける
1日の始まりに、その日の業務内容を整理したToDoリストを作成します。デジタルでもよいですが、手書きリストは自由度が高いのでおすすめです。
Todoリストを作成することで、可視化されるため、業務の優先度がわかりやすくなります。
たとえば、
- Aさんに電話（優先度／高）
- 会社への交通費申請（優先度／低）
- プレゼン資料作成など（優先度／中）などに分類してみてください。
優先順位が高いものから順に、順序立てて仕事をしていけば、次にすべきことに迷うことが減るので効率よく仕事ができます。
ToDoリストの作成は、仕事の順番を間違える、急な用事で本来やるべきことが漏れるなどのミスを防ぎ、効率的な時間管理の改善が見込めるのです。
方法③不要な業務を見直す
何がムダなのかを特定し、不必要な業務をなくすことが大切です。そのために業務フローを可視化し、不必要な工程や重複している作業がないかを検討します。
実際に精査してみたら、他部署と同じような業務を重複していたといったことがあるかもしれません。また、手作業で行っていたが業務がデジタル化できると気づくこともあります。
不要な業務の削減は、仕事の効率化だけでなく、全体の業務改善にもつながります。
方法④テンプレート化する
メールのやり取りや契約書作成など、似ている作業にはテンプレート化をおすすめします。仕事の効率化とミスの防止が同時に実現できます。
- メール→冒頭の挨拶や締めの言葉（〇〇さま いつもお世話になっております。など）
- 会議の資料→会議の内容は異なるが、同じ言葉を使えることも多い（議題・開催日時・開催場所などの見出し）
- 見積書や契約書→既に取り入れている人も多いかもしれませんが、さらにテンプレート化できる余地がある可能性も
このように、テンプレート化した文章を利用することで、資料などを作成する時間を短縮させ、さらに書くべき手順の抜けも防止できるので、効率化を図れます。
方法⑤仕事が早い人のマネをする
仕事が早い人のマネをするのは即効性があります。特に同じような業務を担当している同僚の仕事方法を観察するのがおすすめです。
実際に結果が出る方法であり、自分のしている業務と似ているので、取り入れやすいからです。
観察してみると、時間の管理方法や、タスクの優先順位のつけ方など、自分とは違うやり方で仕事をしていることに気づくでしょう。良いと思ったら、業務に取り入れてみてください。抵抗がなければ直接、同僚にやり方を聞いてみるのもよいでしょう。
仕事が早い人のやり方を学ぶことは、最短距離で業務改善を達成することにつながります。
仕事の効率化がもたらす意外なメリット
仕事の効率化は、時短、労働生産性の向上、重要な業務にリソースを集中できるなどといったメリット以外の他にも、メンタル面で良い影響があります。
・上司から高評価される
・自己肯定感が向上する
上記を解説します。
上司から高評価される
仕事の効率化は、上司からの評価を高める重要な要素です。
高い効率性を持つ社員は、業務を円滑に進めるだけでなく、成果を迅速に上げます。そのため、上司にとっては頼りにされる存在となり、評価が自然と高まります。
たとえば、情報共有が不十分な場合、チーム内でのコミュニケーションツール導入の提案をしたとします。これにより連絡のスピードと正確さが向上し、チーム全体のパフォーマンスが向上。結果として、上司から高い評価を得られることも可能です。
効率化を意識することで、自分だけではなく組織全体にも良い影響を与えます。上司に「できる部下だ」と一目置かれ、評価がされやすくなるのです。
自己肯定感が向上する
仕事の効率化を実践すると、仕事のスピードや質が向上し、自信がつきます。
業務を効率よく進められるようになれば、達成感を感じ、自己肯定感が自然と高まるのです。
以前は、納期がギリギリに終わっていたタスクが、細かく分けてスケジュールを立てるよう改善したことで、余裕をもって仕事を終わらせることが可能になり、「仕事の進捗に対する自信がついた」といったこともあります。
仕事の効率化で自己肯定感が高まることにより、自信がオーラに変わり、周囲から「あの人は違う！」と認識されるでしょう。
仕事の効率改善に役立つツール
仕事の効率化に役立つツールは非常に多く存在します。ツールを使用することで、作業効率が2倍、3倍にもアップでき、効率化の改善ができるでしょう。
ここでは、特におすすめのツール5つをご紹介しますので、ぜひご覧ください。
ChatGPT（AIツール）
ChatGPTは、AI（人工知能）を用いた対話型のチャットサービスです。人間のようにリアルな会話ができます。
営業メールの下書きを1分で作成したり、プレゼンの構成を短時間で考えたりすることが可能です。
Googleドキュメント（文章作成ツール）
Google ドキュメントは、最大 100 人のユーザーが同時に閲覧・編集・コメント追加などを行えます。誰がどの部分を編集しているのかわかるため、共同作業がしやすく便利です。
共同編集を活用することで、リモートチームでもスムーズに資料を仕上げられ、効率化に役立ちます。
公式サイトはこちら
Chatwork（コミュニケーションツール）
国内利用者数※No1の連絡ツールです。
システムが苦手な方でも使いやすいシンプルなツールです。
（※Nielsen NetView 及びNielsen Mobile NetView Customized Report 2024年4月度調べ月次利用者（MAU:Monthly Active User）調査。 調査対象はChatwork、Microsoft Teams、Slack、LINE WORKS、Skypeを含む41サービスを株式会社kubellにて選定。）
プロジェクトごとにチャットグループを作成することで、情報を整理し、必要なメンバーとのスムーズなやり取りが可能です。
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Zoom（オンライン会議ツール）
Zoomとは、複数人で同時に利用できるWeb会議ツールです。 アカウントを持っていなくても、招待された人はURLをクリックするだけで簡単にWeb会議へ参加が可能です。
画面共有を活用すれば、チーム全体で情報共有をリアルタイムで行えます。また、録画機能があるので予定が合わず、会議に参加できなかった人も録画視聴が可能。離れた場所にいても効果的なコミュニケーションを実現します。
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1Dayスケジュール（タスク管理ツール）
時間ごとのタスク管理ができる便利なスケジューラアプリです。シンプルで使いやすいのが特徴です。
1日ごとの予定を細かく管理できるので、スケジュールを時間で区切って、タスクを細かく管理できます。タスクを明確にできるので、業務の優先順位が把握しやすくなります。
公式サイトはこちら
まとめ
今回は、仕事の効率化に役立つ方法5つと便利なツールをご紹介しました。これらのやり方を取り入れることで、業務効率が大幅に改善し、仕事の効率化を実現できます。
まずは、ご紹介した方法や便利ツールを１つだけでも取り入れてみてください。それだけでも、仕事の効率が劇的に改善されるはずです。
【合わせて読みたい】 ▶︎ 学童に行きたくない時の具体的な対処法はこちら
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